История одного проекта внедрения СЭД DIRECTUM

СЭД - это система электронного документооборота, о внедрении которой здесь и пойдет речь.

Можно ли создать единую систему электронного документооборота в компании всероссйискйого масштаба?

Можно ли создать систему электронного документооборота в удаленном режиме, не мотаясь по командировкам в десятки городов ?

Отет "Да" на оба вопроса. У нас есть успешный опыт, однозначно подтверждающий это.

Читайте:

История проекта внедрения DIRECTUM в в федеральной компании "Аскона" от выбора системы до «распития шампанского» (интервью с руководителем проекта)

Справка

Компания Аскона

Лидер индустрии товаров для сна в России, крупнейшая фабрика по производству ортопедических матрасов в Восточной Европе.

Розничная сеть компании включат в себя более 700 фирменных магазинов «Аскона» по всей России и в странах СНГ
Ассортимент ортопедических матрасов превышает 800 различных моделей.

Какие задачи поставила Аскона перед Тюмбит-АСУ?

На первом этапе перед командой внедрения были поставлены задачи:

• Повышение эффективности работы разветвленной структуры компании;

• Создание единого электронного архива документов с удобным поиском;

• Соблюдение сроков согласования документов;

• Контроль местонахождения документа на всех стадиях его жизненного цикла;

• Оперативная отчетность о соблюдении регламента документооборота.

Почему компания Аскона решила в первую очередь решить именно эти задачи?

Выбор первичных задач для внедрения новой системы всегда определяется остротой проблемы. В первую очередь решаются те задачи, которые принесут компании самый значительный эффект.

В компании Аскона эти задачи связаны с большой структурой (более 700 подразделений по стране), огромным документооборотом и необходимостью контроля сроков.

Чем был обоснован выбор системы DIRECTUM для решения этих задач?

Выбор системы определяется требованиями к системе. На этапе выбора системы команда заказчика составила список основных требований к системе и проанализировала системы удовлетворяющие этим требованиям, Directum подошел по всем пунктам:

• Поддержка работы разветвленной структуры компании – в системе Directum множество вариантов поддержки работы компаний с территориально распределенными подразделениями – веб-доступ, работа в режиме терминального доступа, клиент для iPаd, возможность развернуть в удаленных подразделениях отдельные сервера и настроить репликацию.

Кроме вариантов доступа в системе поддерживается возможность ведения документооборота разных юридических лиц в рамках одной базы данных;

СПРАВКА
Система Directum. Родина системы – Удмуртская республика, город Ижевск.

Базовые модули системы – управление электронными документами, управление деловыми процессами.
Дополнительные модули – канцелярия, управление совещаниями и заседаниями, управление договорами, обращения граждан и организаций, управление показателями эффективности, быстрая идентификация документов.

Популярные решения – электронный архив финансовых документов, согласование входящих счетов на оплату, управление тендерами.

• Создание единого электронного архива документов – решить эту задачу в системе можно стандартными средствами, возможно настраивать (настраивать, а не программировать) карточки документов, в системе есть поиск, возможно настраивать папки-поиска, а для архива первичных финансовых  документов есть готовое решение «Электронный архив финансовых документов»;

• Соблюдение сроков и контроль местонахождения документов – это так же стандартная задача решаемая системой. Есть возможность ставить задачи с контролем и без контроля, напоминать об истечении сроков исполнения задач, вести эскалацию задач, контролировать статус и местонахождение документа (как электронной, так и бумажной версии);

• Отчетность – в системе уже реализовано множество базовые отчеты по исполнительской дисциплине, по состоянию документов, все они доступны для модификации под нужды заказчика, есть возможность создания новых форм отчетов.

Почему для автоматизации этих бизнес-процессов была выбрана компания Тюмбит-АСУ, она вроде ERP –системами занимается?

Действительно, мы (Тюмбит-АСУ) «выросли» на ERP-системах и после внедрения крупных ERP-систем нам всё «по плечу». А что касается специализированных систем автоматизации документооборота и бизнес-процессов, то мы занимаемся ими не меньше чем ERP-системами.

Что касается выбора нас как исполнителя этого проекта, то он тоже был не случаен и выполнялся по тому же принципу, что и выбор системы – удовлетворение требованиям. Основное требование — это опыт внедрения системы Directum в крупных компаниях, опыт внедрения системы «Галактика ERP» («Галактика ERP» —  ERP-система, которую использует компания Аскона), успешный опыт интеграции этих систем.

Компания Тюмбит-АСУ показала опыт по всем трем пунктам, в подтверждении тому построение архива финансовых документов компании ОАО «Золотые луга»,  согласование счетов на Тюменском фанерном комбинате.

СПРАВКА
ЗАО «Тюмбит-АСУ»

Консалтинговая компания, занимающаяся внедрениек передовых технологий управления, основанных на мировом опыте. Клиентами компании стали свыше 100 организаций, в том числе ОАО «Тюменьэнерго», ОАО «Сибнефтепровод», «ОАО «Запсибгазпром», ОАО «Золотые луга»…

«Тюмбит-АСУ» проектирует функции управлеyия предприятием и их автоматизацию с использованием практически всех основных систем электронного документооборота, известных на российском рынке.

ЗАО «Тюмбит-АСУ» — официальный партнер компании Directum.

Какие результаты уже сегодня получил заказчик от реализации проекта?

На этот вопрос мне легко отвечать: перед стартом проекта совместно с заказчиком мы определили конкретные цели и показатели, которые планировалось достичь в результате реализации проекта и мы их достигли.

• Скорость согласования документов – увеличилась на 50%

• Скорость доставки заданий – увеличилась на 50%

• Скорость поиска документов – не более одной минуты.

• Риск потери информации – сокращен на 99%

• Производительность администратора – увеличилась до 1000 документов в месяц. Время хождения администраторов между офисами для согласования документов сократилось в среднем на 2 часа в день. Сейчас это время тратится на выполнение других более важных функций. Таким образом, производительность труда возросла на 25%.

Что в планах сотрудничества Асконы и Тюмбит-АСУ на ближайшие полгода?

Планов у нас громадье. Из ближайших: Переход на новую версию Directum, внедрение процессов управления взаимоотношениями с клиентами.

Команда Тюмбит-АСУ город Тюмень

Команда Аскона город Ковров

Узнайте больше про наше предложение о внедрении DIRECTUM здесь >>>

Еще одно интресное интервью о результатах внедрения современной офисной АТС в Федеральной компании "Этажи" - здесь.