Бизнес на конкурсной основе: тендеры

По определению, тендер - это метод поиска поставщика (продавца или подрядчика), при котором покупатель (заказчик) оповещает о своей потребности в товарах или услугах нескольких продавцов одновременно, а окончательный выбор производится на конкурсной основе. Ежегодно в России проводится великое множество торгов, они прочно обосновались в современном бизнесе. Это строительные тендеры, государственные закупки, конкурсы на поставку оборудования и программного обеспечения, на проведение корпоративных тренингов и рекламных кампаний, на страхование и т.д. Сегодня участие в тендерах, проводимых как государственными структурами, так и частными компаниями, становится нормой для предприятий всех форм собственности: такие условия диктует рынок.

            Одной из наиболее распространенных разновидностей тендера является конкурс цены. В этом случае лучшая стоимость продукции или услуг становится приоритетным условием выбора исполнителя заказа, хотя имеют значение и другие показатели, такие как: оперативность выполнения работ, гарантийный срок обслуживания, рекомендации других компаний, время работы участника торгов на рынке. Как правило, исход тендеров цены вполне предсказуем, потому что организатору заранее известно, какие виды услуг и в каком объеме необходимы для достижения поставленной цели.

            Не менее широкое распространение получили конкурсы «открытого брифа», или «открытых решений». Торги подобного рода объявляются, если результат может быть достигнут разными способами, а заказчик не имеет точной информации, какие виды работ и в каком объеме для этого потребуются. Такой тендер дает возможность его организатору рассматривать сразу несколько решений поставленной задачи, а потому цены на услуги компаний-подрядчиков могут сильно варьироваться.

            «Исходя из опыта нашей компании можно заключить, что в условиях российской экономики наиболее оптимален конкурс, состоящий из двух этапов, - говорит Румиль Юнусов, заместитель директора компании «ХайТэк», специализирующейся на производстве металлоконструкций. - На первом заказчик выбирает одну из концепций решения задачи, предложенных участниками, а на втором – лучшее ценовое предложение».

            Для государственных структур тендер является сегодня основным способом закупок. Например, при правительствах субъектов Федерации формируются специальные тендерные комиссии, куда заявки о своих потребностях подают различные министерства отдельно взятого региона. Далее полученная информация анализируется и для каждого пункта формируется лот. Затем готовится конкурсная документация, где отражаются все детали, в частности, условия, по которым будет определен победитель. Пакет документов направляется участникам. Исполнителей заказа отбирают по целому ряду критериев, учитывая стаж работы на рынке, рекомендации других компаний, соотношение цены и качества товара или услуги. В течение оговоренного срока участники готовят свои предложения и подают их в комиссию на рассмотрение. Комиссия оценивает заявки и, в соответствии с условиями торгов, определяет победителя – компанию, которая будет исполнять заказ. При этом, в большинстве случаев, каждому участнику присуждаются баллы, а для их подсчета и привлекают независимых специалистов.

            Нужно отметить, что иногда компании принимают участие в государственных тендерах не ради получения прибыли. Как отмечают представители многих бизнес-структур, постоянно принимающих участие в торгах, государственные конкурсы выгодны тем, что они положительно влияют на имидж компании, а после того, как работы выполнены, возможно заключение дополнительных контрактов.

            Конкурсы могут проводитьсяв открытом и закрытом режиме, в один или два этапа. Закрытые торги организуютв тех случаях, когда требуется поставка технически сложных товаров и услуг, производимых ограниченным числом компаний, а также в случаях, когда речь идет о проектах государственной важности.

            По технике проведения тендеры, проводимые государственными и частными компаниями, мало чем отличаются друг от друга. Разница состоит в том, что коммерческие предприятия, единожды определив поставщика, продолжают с ним работать достаточно длительное время, а вот для государственных заказчиков регулярное проведение торгов является обязательным. Результат «частных» конкурсов менее предсказуем, так как цель их проведения четко связана со стратегией предприятия, а при принятии решения в государственных тендерах их организаторы порой руководствуются формальными критериями, не имеющими ничего общего с опытом выбранной компании и техническим уровнем решения проблемы. Довольно существенной может быть разница между предложениями участников. «При организации тендера мы столкнулись с такой проблемой: некоторые поставщики серьезно завышают стоимость товара, а заказчики, напротив, выдвигают несоразмерно малую цену при большом объеме работ», - рассказывает Евгений Ширяев, технический директор компании «Империя окон».

            Необходимость в проведении торгов рано или поздно встает перед любой динамично развивающейся бизнес-структурой, ведь это реальная возможность получить лучшее предложение из существующих на рынке за приемлемую цену. Многие крупные фирмы проводят корпоративные закупки исключительно на конкурсной основе.

Слагаемые успеха

Компаниям, принимающим участие в тендере впервые, выиграть его бывает иногда довольно сложно. Как правило, это небольшие предприятия, еще не «наработавшие» репутацию и не имеющие достаточного количества рекомендаций от партнеров по бизнесу. Поэтому в крупных конкурсах таким фирмам лучше участвовать в альянсе с партнерами, так как это увеличивает шансы на победу. Однако бывают и исключения. «Два года назад наш тендер на оказание тренинговых услуг выиграла крупная западная компания, а недавно – небольшая отечественная, ее условия оказались для нас более приемлемыми», - рассказывает Татьяна Габелия, представитель компании «Рексам – Наро-Фоминск», занимающейся производством упаковочных материалов.

            Сегодня все большее распространение находит практика привлечения к подготовке участия в тендере более опытных партнеров, которые могут оказать существенную помощь и существенно увеличить шансы на победу. Их специалисты правильно и в короткий срок подготовят всю необходимую документацию, помогут правильно оформить заявку, представить компанию в лучшем свете и даже опротестовать итоги тендера. Так, группа компаний ПРОПЛЕКС, крупнейший российский производитель оконного ПВХ-профиля по австрийским технологиям, первой на рынке оконных конструкций начала оказывать помощь своим партнерам по бизнесу – предприятиям-переработчикам - в подготовке заявок на участие в конкурсных торгах. «Мы разработали программу поддержки партнеров при участии в тендерах. Помощь оказывается по нескольким направлениям. Прежде всего, это предоставление дополнительных тендерных скидок и оптимизация затрат на комплектующие, что позволяет снизить расходы на производство до 15%. Также мы предоставляем необходимую техническую информацию по таким вопросам, как обзор профильных систем, критерии их выбора с учетом требований нормативной документации, проектирование оконных конструкций, расчет конструкций из ПВХ-профиля, статических и ветровых нагрузок, выполнение экспертной оценки качества оконных конструкций и их монтажа и многое другое. Кроме того, возможно привлечение наших специалистов для совместного проведения презентации на тендере», - рассказывает Александр Голиков, генеральный директор Группы компаний ПРОПЛЕКС.

            Подобное содействие партнерам оказывают и другие бизнес-структуры. Например, компания ACLINE специализируется на поставках современного офисного оборудования и расходных материалов, помогает своим клиентам, являющимся субъектами малого предпринимательства, подготовить тендерную документацию и предоставляет все необходимые документы на свою продукцию.

            Значительно повысить шансы на успех позволитсоблюдение рекомендаций, которые дают специалисты. Прежде всего, следует оценить свои возможности и внимательно изучить условия торгов. Это позволяет сразу отсечь заведомо проигрышные варианты. В то же время, участие компании только в тех конкурсах, которые достаточно легко выиграть, существенно ограничивает возможности получения прибыли. Найти подходящий тендер несложно, но это кропотливая работа. Информация о предстоящих конкурсных торгах ежедневно публикуется в 5 тыс. различных источников: на официальных сайтах компаний, специализированных порталах, в печатных средствах массовой информации. Каждый день добавляется более 2000 заявок на тендеры.

            Если участие в конкурсе представляется перспективным, то следует тщательно проанализировать требования заказчика, определить, какие из них явно завышены, какие ошибочны, не противоречат ли они закону. В случае необходимости можно указать организатору на эти условия и постараться добиться внесения поправок в конкурсную документацию. Подавать предложения предпочтительнее в письменной форме. После внесения изменений шансы выиграть торги увеличатся.

            Кроме того, необходимо всегда изучать потребности заказчика, при этом не стоит ограничиваться пакетом тендерных документов. Нужно понять, в чем конкретно нуждается компания и почему этот конкурс для нее важен, провести маленькое расследование: узнать об организаторе все, что только возможно. Свой разговор с потенциальным клиентом стоит начать с определения его проблем и потребностей, а уже потом переходить к возможным способам их решения.           

Выигрывая тендер, компания не только получает гарантированный заказ, но и приобретает бесценный опыт, а также увеличивает свои шансы на победу в других конкурсах. Кроме того, успех всегда положительно отражается на конкурентоспособности. Участие в бизнесе на конкурсной основе позволило многим небольшим компаниям занять весомое устойчивое положение на рынке и перейти в иную «весовую категорию». Поэтому не стоит бояться и избегать тендеров, искусственно ограничивая поле своей деятельности.

                                                                       Пресс-служба Группы компаний ПРОПЛЕКС