Автоматизация управленческого учёта в строительных компаниях

Автоматизация управленческого учёта в строительных компаниях стала в последнее время весьма популярной темой для обсуждения: мнений "за" и "против" здесь великое множество. Одни участники рынка убеждены в необходимости внедрения ПО в строительных компаниях с целью упорядочения их деятельности. Обладатели противоположных взглядов считают, что любые программные средства только усложняют работу всем подразделениям компании. Сторонники автоматизации убеждены в том, что только упорядоченное ведение бизнеса с помощью внедрения специализированных программных решений может стать залогом успешного развития строительной отрасли, в частности - избавить её от нецелевого использования материалов, ресурсов, средств. Оппоненты ратуют за привычное ведение бизнеса, за безоговорочную правоту бухгалтерских расчётов и принятых сметных нормативов, не признавая, что они зачастую бывают неактуальными и ошибочными.

Тем не менее, постепенный, но пока крайне нединамичный переход к автоматизации строительной отрасли всё-таки прослеживается, поскольку российские строительные предприятия хотят соответствовать по уровню западным компаниям, быть конкурентоспособными и начинают осознавать необходимость внедрения специализированного ПО. Кроме того, на рынке появляется весьма интересная тенденция - строители стали строже подходить к выбору специализированных программных решений и выбирают программу именно для управленческого учета, планирования и учета затрат. Ударим по кризису Суть специализированных программных решений для строительной отрасли заключается в том, что они помогают осуществлять финансовое, календарное, ресурсное планирование, составлять сетевые планы-графики, вести учёт договоров и всех подчинённых им документов с заказчиками, поставщиками, подрядчиками, управлять складскими запасами, вести учёт затрат на материалы, оборудование, автоматически сопоставлять сметные нормативы с внутрифирменными и т. д. До недавнего времени подобного функционала в составе программы «АЛТИУС – Управление строительством» от компании «АЛТИУС СОФТ» было достаточно для работы, но новые экономические условия диктуют и другие правила. Соответственно, в состав данной программы в унисон с тенденциями рынка и развития отрасли необходимо было включить дополнительные возможности, инновационные элементы.

Следствием адаптации под современные экономические условия и стал выход новой, шестой версии программы «АЛТИУС – Управление строительством» Данная версия содержит в себе множество антикризисных компонентов, отвечающих текущим потребностям строительных компаний. 1. Сейчас заказчики сокращают авансы на зарплату подрядчикам, а авансы на ресурсы периодически перечисляют для закупки необходимых материалов и оборудования. В новой версии такие расчеты осуществляются автоматически: программа соотносит график выполнения работ с графиком поставки ресурсов. 2. Из нового отчета «Незакрытые объекты» можно получить требуемые для бухгалтерии показатели по «незавершенке» на любой момент времени, в том числе на предыдущие периоды, что позволяет бухгалтерии рассчитать налоги точно, а не приблизительно, как зачастую бывает. 3. Страховые (резервные) удержания (и их возврат), которые стали обычной практикой, в программе рассчитываются автоматически, а счета формируются с учётом удержанных страховых сумм. 4. После формирования акта выполненных работ с заказчиком можно автоматически сформировать акты с субподрядчиками, причём виды работ, выполняемые каждым подрядчиком, их объёмы и стоимость будут рассчитываться автоматически.

Рассмотрим функционал каждого нового компонента программы в отдельности. Какой аванс? Известно, что до недавнего времени обычной практикой было получение от заказчика аванса в размере 100 % на материалы и оборудование и определенного процента (от 15 до 50 %) от заработной платы рабочих. В условиях экономической нестабильности заказчики не имеют в наличии достаточных средств для единовременного перечисления аванса на ресурсы по всему договору. Попросту говоря, на рынке появилась тенденция «считать деньги». На сегодняшний день заказчики сокращают авансы на заработную плату подрядчикам, а авансы на ресурсы перечисляются периодически (ежемесячно или ежеквартально) только на необходимые материалы и оборудование - без которых производственный процесс не может быть осуществлён. Для расчета такого авансирования нужно «наложить» на смету график производства работ и рассчитать стоимость ресурсов в каждом периоде, что вручную выполнить очень трудоемко. Из сложившейся ситуации следует, что расчёт стоимости ресурсов должен быть максимально корректным.

При этом точность в расчётах важна как для заказчика, который перечисляет денежные средства подрядчику, так и для самого подрядчика, который должен располагать достоверными данными о стоимости необходимых ресурсов и сообщать заказчику актуальные суммы для закупки нужных материалов, сырья и оборудования. Это необходимо, поскольку нередки случаи, когда предполагаемые суммы, который заказчик планирует перечислить подрядчику на покупку ресурсов, разнятся с данными, имеющимися у последнего. Кроме этого, заказчикам требуется чётко рассчитывать и стоимость давальческих материалов, с тем чтобы понимать, сколько денег, нужно на покупку данных материалов для подрядчика. Соответственно по долгосрочным договорам с заказчиками рассчитываются минимальные платежи (авансы), необходимые для строительства. Данные суммы отражаются в договоре, при этом указывается их периодичность.

При выполнении подобных расчётов вручную они будут довольно приблизительными, что повлечёт за собой массу проблем. Если рассчитанные суммы будут меньше минимально необходимых, то подрядчик не сможет в полном объеме выполнить работы в текущем периоде, что спровоцирует общий срыв сроков работ по договору. Если больше, то это станет причиной «замораживания» оборотных средств, так как они будут перечислены раньше, чем было необходимо. В новой, шестой версии программы «АЛТИУС – Управление строительством» такие расчеты могут быть сделаны автоматически. Это позволит руководству точно знать состав, суммы, сроки предстоящих платежей подрядчикам, заранее отразить их в договорах и быть уверенным, что риск отставания от графика производства работ или дефицита оборотных средств (при условии выполнения обязательств подрядчиками) сведётся к минимуму.

Разбираемся с «незавершёнкой» Также с помощью новой версии можно получить данные, необходимые для точного расчета налога на имущество, в налогооблагаемую базу которого входит «незавершенное строительство». Некоторые строительные организации не показывают по бухгалтерии «незавершенку» по очевидным причинам. Пообъектный учет затрат и их распределение на отдельный субсчет – это сложная задача, которая трудно достижима с помощью бухгалтерских программ. Например, затраты на заработную плату рабочих, которые в течение месяца трудились на разных объектах, достаточно сложно разносить в «незавершенку» по каждому из них. Следовательно, если договоры подряда краткосрочные и «незавершенка» достаточно невелика (что оценивается обычно «на глазок»), то ее просто не учитывают.

При небольших суммах, даже если проверка выявит наличие «незавершенки» и недостаточное начисление налога, суммы штрафов и пеней будут невелики. Однако при долгосрочном строительстве крупных объектов недвижимости наличие «незавершенки» становится явным, и ее обязательно нужно проводить по бухгалтерии и начислять налог. В результате бухгалтерия зачастую ведет этот учет укрупнённо, что дает погрешность при расчете налога. Практика показывает, что чаще всего начисляются и уплачиваются суммы налога на 5 – 30 % большие, чем необходимо. В шестой версии «АЛТИУС – Управление строительством» подобных ситуаций можно избежать с помощью отчета «Незакрытые объекты», который позволяет быстро и просто получить требуемые для бухгалтерии показатели на любой момент времени, в том числе на предыдущие периоды.

Таким образом, использование программы даёт возможность предоставить в бухгалтерию точные данные по «незавершенке» в нужный период и избежать переплаты налога, что облегчит её работу и позволит экономить оборотные средства. Страховые удержания и акты выполненных работ Останавливаясь на точном расчёте страховых удержаний необходимо отметить, что в новой версии программы расчёты могут быть сделаны опять же автоматически. Кроме этого, программа будет автоматически формировать счета с учётом страховых сумм, что позволит дополнительно не пересчитывать отдельные показатели.

Если говорить о возможности автоматического формирования актов выполненных работ с субподрядчиками, то стоит отметить, что речь идёт не только о возможности автоматического составления самого документа, но и о том, что все расчёты по нему (объёмы и стоимость работ, выполняемых каждым подрядчиком) программа рассчитает сама. Это позволит отойти от приблизительных показателей, которые в той или иной степени встречаются в работе каждой строительной компании. Обратите внимание, что сформированный акт будет включать в себя и суммы страховых удержаний. Это позволит компании получить не только важные финансовые показатели и тем самым осуществлять практическую работу, но и произвести аналитические, сравнительные работы, которые не менее важны для её дальнейшей деятельности вообще и развития в частности.

*** Кстати, включение в состав программы новых компонентов не усложнило её структуру, не нарушило присущей ей логичности, накоторую всегда обращали внимание клиенты «АЛТИУС СОФТ». По утверждениям представителей компании-разработчика, шестая версия «АЛТИУС – Управление строительством» учитывает основные тенденции рынка и реальные потребности строительных компаний. «Пожалуй, лучшего новогоднего подарка для наших клиентов мы придумать не могли. Стоимость и сроки внедрения программы остались прежними, и в линейке управленческих систем для строительных предприятий наше ПО остаётся самым доступным и по сей день.

Компания «АЛТИУС СОФТ» выражает глубокое уважение и признательность клиентам, которые в течение года сообщали свои пожелания, делились происходящими изменениями на рынке. Именно это и помогло создать нам программу, что называется, «на злобу дня»», - отметил генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин. Данная статья опубликована в журнале «Бухгалтер и компьютер» (№ 2'2010)