ЭФФЕКТ ОТСУТСТВИЯ (ВКС - видеоконференции и связь)

Системы ВКС: видеоконференции и связь

Возможность провести очные переговоры с зарубежным партнером или совещание с руководством регионального офиса, не покидая уютного кресла, заманчива. однако для малого и среднего бизнеса видеоконференции — все еще экзотика.

В недрах объемистого черного кейса видны жидкокристаллический монитор, клавиатура и какие-то загадочные коробочки, о назначении которых широкой публике знать не полагается. «Я решил использовать систему видеосвязи, которая у меня теперь все время с собой», — говорит президент. 14 ноября 2009 года, когда Дмитрий Медведев находился с официальным визитом в Сингапуре, дома случилось ЧП. На складах в Ульяновске взорвались боеприпасы. Однако глава государства прекрасно видит и слышит министра внутренних дел Нургалиева и первого зама главы МЧС Цаликова.

В течение долгого времени участники рынка высоких технологий не скрывали своей зависти по поводу успешного «продакт-плейсмента» Sony. Ежедневные репортажи с заседаний правительства по всем федеральным каналам сопровождались одной и той же картинкой: члены кабинета сидят за ноутбуками, крышки которых украшает логотип Vaio — известной линейки портативных компьютеров японского производителя.

Теперь же праздник пришел на улицу поставщиков решений в сфере видео-конференц-связи (ВКС). Никто из игроков не получил столь видимых (как в случае с правительственными лэптопами) преференций. Зато сама по себе идея дистанционного общения с использованием современных средств коммуникации предельно доходчиво демонстрируется не только простым гражданам, но и представителям бизнеса.

Вовсе не обязательно физически присутствовать в одной и той же точке пространства в одно и то же время, чтобы обсудить не терпящие отлагательства вопросы. Достаточно нажать пару кнопок — и организовано совещание «глаза в глаза». При необходимости — с несколькими участниками, каждый из которых может находиться в тысячах километров от других собеседников. В этом, строго говоря, и состоит главная прелесть ВКС (видеоконференц связь).

Российские власти все более активно используют такой способ связи, что в нашей стране особенно актуально. Территория огромная, не наездишься. Но видеть руководителей и знать, что руководители видят их, подчиненным необходимо. Это дисциплинирует.

Видеоконференции давно стали неотъемлемым атрибутом ситуационных центров. В том числе построенных МЧС.
В условиях кризиса, когда все вокруг начали считать каждую копейку, эксперты в один голос принялись пророчить бум в сегменте ВКС. Дескать, летать по стране и миру топ-менеджеры стали реже (потому что дорого), а потребность в общении, напротив, обострилась (потому что кризис — и действовать часто приходится в «ручном режиме»).

Госаппарат все более активно осваивает новые технологии. А что же бизнес? Ведь партнеры, клиенты и поставщики, с которыми необходимо поддерживать контакт, зачастую разбросаны так далеко, что попытки решить все вопросы при помощи привычных командировок грозят не только проделать огромную дыру в корпоративном бюджете, но и лишить управления головной офис. Что сдерживает российские компании и есть ли шанс использовать столь заманчивые средства коммуникации в относительно небольших фирмах?

Самое время разобраться. Тем более что режима экономии из-за глобальных финансовых потрясений никто пока не отменял.

Я вас не вижу. Где применить видеоконференции?

Попросите менеджера любой компании, поставляющей оборудование или предлагающей комплексные решения в сфере видеоконференций, рассказать о том, для решения каких проблем особенно хороши подобные технические средства. В ответ вы услышите длинный и не раз отрепетированный спич, сдобренный изрядным количеством примеров (чаще всего из зарубежной практики), а также эффектными фразами об упущенной выгоде и оптимизации бизнес-процессов.

Но главный посыл будет всегда одним и тем же: зачем трястись в автомобилях и поездах, лететь самолетами и плыть пароходами, снимать номера в гостиницах и питаться в незнакомых ресторанах, если современные средства ВКС позволяют не только передавать звук и видео, но порой еще и мгновенно обмениваться электронными документами и в наглядной форме работать с ними, как будто бумаги лежат на столе переговоров?

— В коммерческих структурах сегодня большую роль играет укрепление внутрикорпоративных связей, — комментирует генеральный директор ОАО «КОМКОР» (торговая марка «АКАДО Телеком») Леонид Гуштуров. — С помощью систем ВКС можно проводить тренинги, реализовывать различные внутрикорпоративные программы, в том числе коммуникационные — нацеленные на повышение эффективности взаимодействия сотрудников с руководством, а также между подразделениями.

Повышается популярность дистанционных собеседований при приеме на работу и проведении аттестаций сотрудников. Кроме того, ВКС находит применение в организации процесса работы с клиентами, включая дистанционные консультации. Наконец, видеоконференции применяются при дистанционном общении с инвесторами и прессой.

Спектр применения видеоконференц связи широк. Да и выгоды вроде бы очевидны. Одно только сокращение командировок позволяет высвободить дорогостоящий ресурс самых ценных и высокооплачиваемых топ-менеджеров, напоминает представитель компании «Микротест» Сергей Широков: «Пусть уж лучше они потратят это время на генерацию дополнительной прибыли для компании».

Разумеется, как и в случае с любыми другими технологиями, вульгарные попытки дотошно подсчитать и запланировать ожидаемую экономию обречены на провал (вопросы в духе «Сколько я заработаю, если заменю пишущие машинки компьютерами?» и «Сколько я сэкономлю, если не буду этого делать?» очень нервируют поставщиков, да и действительно не имеют ответа). Зато с качественными критериями все обстоит куда проще. Особенно в крупном бизнесе. «Например, благодаря внедрению ВКС ощутимо сокращается число личных встреч у директоров региональных подразделений, — подтверждает глава ИТ-департамента украинского отделения автомобильного холдинга «Атлант-М» Роман Бержаков. — Время руководителя дорого, и времени этого всегда не хватает. Нам удалось существенно уменьшить эту напрасно расходуемую составляющую, не говоря уже о средствах, затрачиваемых на дорогу».

ВКС - а как же малый бизнес?

Но увы, в отличие от мощных игроков рынка, российский малый и средний бизнес пока не торопится сдавать билеты в авиакассы и строить переговорные комнаты, оборудованные средствами ВКС. Массового спроса, которого так ждали аналитики, пока не видно. Отчасти поэтому рынок подобных систем в России и странах СНГ до сих пор оценивается в наискромнейшие 40 миллионов долларов, тогда как объемы продаж даже в небольших европейских странах оказываются в разы выше. Подчеркнем: в небольших странах, где локальные встречи проводить куда проще. Да и в целом Европа давно стала «маленькой» благодаря превосходно налаженной транспортной инфраструктуре.

В чем дело? Компании Старого Света тратятся на подобные системы, а их российские коллеги, порой управляющие сбытом или производством на объектах, между которыми пролегает несколько часовых поясов, — нет. Одно из главных ограничений — все еще высокая стоимость таких решений. «Использование в России дорогих систем видеоконференций вызывает много проблем, они просто отпугивают заказчиков», — подтверждает менеджер по корпоративным коммуникациям HP Russia Ольга Эккерт.
В последнее время поставщики систем видеоконференций прикладывают заметные усилия с тем, чтобы снизить порог вхождения хотя бы для среднего бизнеса.

По словам главы представительства Tandberg в России и странах СНГ Стейна Рамсли, в прошлом году 70% продаж компании уже приходилось на клиентов из сферы СМБ. Но о массовом применении ВКС говорить пока не приходится.

Полеты счет любят. ВКС, системы видеоконференций, - тоже

«Разумеется, видеоконференции не заменяют командировки полностью, зато позволяют существенно снизить их количество, — говорит Леонид Гуштуров («КОМКОР»). — Руководители компаний оценивают эффективность таких решений не столько исходя из экономии денег, сколько оценивая экономию времени. А это, как известно, не менее важно. Если же говорить о сегменте среднего и малого бизнеса, где системы ВКС пока не получили широкого распространения, то, думаю, это обстоятельство свидетельствует скорее об отсутствии потребности в таких средствах, чем об их высокой стоимости». Гуштуров уверен: решение о внедрении любой технологии принимается в соответствии с задачами бизнеса. И если руководители компаний любого размера способны разглядеть преимущества, которые можно извлечь благодаря использованию видеоконференций, приемлемый по затратам вариант всегда можно будет найти.

Но сегодня мало кто готов тратить деньги, не просчитав в деталях затраты и ожидаемую финансовую отдачу. Между тем универсального алгоритма, позволяющего оценить затраты на внедрение ВКС (причем как прямые, так и косвенные, связанные не только с каталожной ценой оборудования, но и с его инсталляцией, настройкой и техническим обслуживанием), пока нет. Даже если в качестве критерия оценки использовать такой, казалось бы, очевидный параметр, как стоимость командировок. «Просчитать сложно, — признает Сергей Широков. — Многое будет зависеть от специфики бизнеса, а также класса обслуживания сотрудников (класс авиабилетов и уровень гостиниц)».

Однако Стейн Рамсли по просьбе «Бизнес-журнала» все-таки смог произвести приблизительную калькуляцию. Предположим, менеджер российской компании раз в месяц летает в Казахстан, чтобы участвовать в совещаниях, регулярно проводимых дочерним офисом в Алма-Ате. С учетом цен на авиабилеты, проживания в гостинице и других сопутствующих расходов одна такая поездка обходится в 830 долларов и 16 часов потраченного рабочего времени. Тем временем расходы на сеанс связи при помощи ВКС Рамсли оценивает в 30 долларов, исходя из нынешней стоимости интернет-соединения.

Картина вырисовывается просто волшебная. За год за счет систем ВКС можно сэкономить около десяти тысяч долларов. Правда, эксперт оставил за кадром расходы на оборудование, которое должно быть установлено как в московском офисе, так и в филиале, действующем в Алма-Ате. А ведь именно эти расходы и пугают больше всего руководителей большинства компаний.

Что же, попробуем посчитать сами. Для того чтобы организовать сеанс видео-конференц-связи между двумя офисами, потребуется специальное оборудование. Прежде всего — особый сервер, обрабатывающий видео- и аудиосигнал, который может обойтись в 400–800 тысяч рублей. Кроме того, для организации телемоста понадобится специализированный монитор со встроенной камерой. Стоимость такого комплекта может составить 300–500 тысяч рублей. Очевидно, что если речь идет о двух офисах, то приведенные цифры нужно умножать на два. В итоге (без учета расходов по внедрению) получаем полтора миллиона рублей, или около 50 тысяч долларов.

В рассмотренном случае для того, чтобы окупить расходы на «железо», потребуется пять лет. Но если менеджеры летают на совещания группой, срок возврата инвестиций существенно сокращается. К тому же и представители казахстанского офиса могут экономить на командировках. Если учесть все эти обстоятельства, есть основания считать прогноз Стейна Рамсли вполне реалистичным: представитель Tandberg уверяет, что покупка комплекта для организации видеоконференции (ВКС) окупается в среднем за 9 месяцев.

За кадром видеоконференц связи

Как показывает практика, во многих случаях окупить оборудование можно и еще быстрее. Например, если речь идет о регулярных «разговорных» визитах (предполагающих работу «языком», а не «руками») в американский или китайский офис.

— С помощью видео-конференц-связи мы ежедневно проводим десятки встреч и обсуждений с коллегами по всему миру — в США, Европе и Азии, — говорит глава российского офиса Google Владимир Долгов. — При этом средствами ВКС пользуются абсолютно все сотрудники — как программисты (для обсуждения вопросов, связанных с разработкой тех или иных сервисов), так и руководство (для обсуждения стратегических задач). Видеосвязь позволяет быстро принимать решения, эффективно распределять рабочее время и ресурсы — как человеческие, так и материальные, что является особенно важным в условиях кризиса, когда все компании стараются экономить.

В любом случае, оценивая экономическую целесообразность приобретения ВКС, следует учитывать не только прямые траты на само оборудование, но и расходы на установку и обслуживание. По словам Михаила Никифорова (КРОК), подобные расчеты всегда носят приблизительный характер. И все же оценить эту составляющую покупки можно. По статистике, примерно 10–20% от стоимости «железа» придется потратить на внедрение. Столько же — на сервисное обслуживание в течение года. Близкие оценки дают и в Tandberg: стоимость внедрения проекта ВКС составляет в среднем 10% от расходов на оборудование, тогда как обслуживание обходится в 5–6% от цены комплекта.

Не следует также забывать и о том, что видео-конференц-связь — это еще и передача значительных объемов данных по сети. А значит, для обеспечения стабильной, качественной работы ВКС потребуется надежное широкополосное подключение к Интернету. Что, в свою очередь, потребует дополнительных инвестиций в каналы связи и ежемесячные платежи интернет-провайдерам.
«В целом все зависит от частоты использования системы, — объясняет Леонид Гуштуров («КОМКОР»). — Если планируется активная ее эксплуатация, имеет смысл использовать выделенный канал. Для передачи видео в хорошем качестве достаточно канала пропускной способностью от 2 до 5 Мбит/с».

Другое дело, что подобный канал, являющийся стандартом в обеих столицах, все еще порой оказывается экзотикой или откровенной роскошью во многих регионах. Как минимум платить за такие «блага цивилизации» придется на порядок больше, чем в Москве или Санкт-Петербурге.

«Действительно, стоимость каналов на местах остается значительной, — подтверждает Стейн Рамсли (Tandberg). — Да и качество их в отдельных регионах не столь высоко. Однако нужно отметить, что в течение последних нескольких лет стоимость каналов в целом значительно снизилась, а качество существенно возросло». А Леонид Гуштуров добавляет: применение современных систем и протоколов передачи видео позволяет ныне существенно снизить объемы трафика. Ну а если сценарий сеанса видеоконференции заранее продуман, можно будет сэкономить время. А следовательно, и деньги.

ВКС в аренду: Дешево и сердито?

Что делать, если на приобретение ВКС-системы нет средств, а необходимость в использовании таких решений возникает регулярно? Один из вариантов — аренда ВКС-комнат. Такую услугу в последнее время предоставляют многие телекоммуникационные операторы. Но и здесь не все просто. «На мой взгляд, это оптимальный вариант для небольших компаний», — полагает Михаил Никифоров, однако делает существенную оговорку: цены «кусаются». И до тех пор пока услуга аренды ВКС-комнат не станет широкодоступна за приемлемые деньги, подобный «таймшер» не будет пользоваться массовым спросом на корпоративном рынке.

Обнаруживаются и другие контраргументы. По словам Сергея Широкова («Микротест»), аренда неудобна прежде всего тем, что задает жесткие временные рамки, не позволяющие участникам конференции гибко планировать свой рабочий день. «Кроме того, — добавляет он, — перемещение из рабочего офиса в студию добавляет еще и необходимость решать транспортные проблемы, особенно остро стоящие перед жителями городов-миллионников». Наконец, немногие рискнут обсуждать конфиденциальные вопросы в чужом помещении.

Имеются ли обходные пути для тех, кто бережет каждую копейку? Разумеется. Разве что придется мириться с некоторыми ограничениями. Организовать видео-конференц-связь можно и своими силами. Причем почти бесплатно. Речь, разумеется, идет о Skype и других аналогичных сервисах. В стандартном исполнении популярная программа IP-телефонии позволяет не только слышать, но и видеть собеседника лишь в режиме «один на один». Однако сегодня на рынке уже доступны решения от сторонних поставщиков, позволяющих использовать Skype и в многопользовательском видеорежиме.

Почему в таком случае крупные компании продолжают тратиться на дорогие решения? При всей своей экономической привлекательности сервисы, подобные Skype, неспособны заменить полноценные решения ВКС. «Трудно себе представить, как с помощью веб-камеры можно провести полноценное совещание, обсуждать документы или проводить презентацию, — говорит Михаил Никифоров. — Однако применение таких софтверных решений имеет смысл даже в крупных компаниях — при условии что речь идет об организации связи с мобильными сотрудниками или надомниками». Тем временем Леонид Гуштуров напоминает о еще одном ограничении «бесплатных» ВКС — низком качестве.

Да, Skype позволяет сделать общение «более живым». Но пока этот сервис далек от тех стандартов, к которым стремятся как разработчики систем ВКС, так и компании-потребители. «Речь ведь идет о возможностях систем, которые обеспечивают совместную работу с документами и эффект присутствия, — напоминает Гуштуров. — Кроме того, к минусам бесплатных решений приходится отнести отсутствие комфорта, особенно при проведении многопользовательских видеоконференций».

Как бы то ни было, у «тяжелых» и дорогих систем появляются все новые конкуренты. Недавно российская компания SPIRIT вывела на массовый рынок собственный продукт для организации многоточечной ВКС с использованием ПК — «ВидеоМост». Новинка прошла испытания в ходе видеоконференции с участием первого вице-премьера Игоря Шувалова, главы ФАС РФ Игоря Артемьева и главы Сбербанка Германа Грефа.

Технологии, позволяющие решать деловые вопросы дистанционно, продолжают развиваться. Что же в таком случае сдерживает их массовое распространение? Возможно, традиции. Интимные деловые вопросы в России принято решать за закрытыми дверями, глядя в глаза собеседнику. Видеоконференции же больше похожи на заграничное кино. Пусть даже весьма модное и современное.

Не отходя от кассы

Видеоконференции не только позволяют сэкономить на командировках, но и предоставляют целый ряд других преимуществ, существенно расширяющих возможности бизнеса.

Так, в последнее время многие компании все чаще консультируют при помощи ВКС своих клиентов. В первую очередь это относится к банковской сфере. Например, высококвалифицированный специалист центрального офиса, чье время недешево, может «без отрыва от производства» проконсультировать клиента отдаленного отделения банка по вопросам ипотечного кредитования.
На базе ВКС создаются и центры дистанционного обучения.

Проводить тренинги в каждом из региональных филиалов компании — затея дорогая. Между тем видео-конференц-связь позволяет запускать дистанционные внутрикорпоративные программы обучения, что экономит время и деньги. Постепенно растет популярность дистанционных собеседований при приеме на работу и для проведения аттестаций сотрудников в крупных компаниях.

ВКС все чаще используют и организаторы региональных конференций, пригласить на которые столичного или всемирно известного гуру — проблематично. Зато при помощи видеосвязи эксперт вполне может пообщаться с аудиторией, не покидая офиса.
Ну а самыми активными потребителями технологий ВКС сегодня оказываются медицинские учреждения. Дистанционные консультации уже не новость даже в российских регионах.

Системы ВКС: Вы это можете

Принято считать, что при использовании популярного сервиса Skype невозможно организовать сеанс видео-конференц-связи более чем с одним человеком. С недавних пор это не так. Компания ViVu выпустила дополнение, позволяющее решить задачу. После установки программной «заплаты» перед каждым Skype-звонком появляется новое меню, позволяющее отправить всем участникам планируемого сеанса связи приглашение. Причем другим пользователям менять программное обеспечение не нужно. Кроме видеосвязи, решение VuRoom предоставляет инструментарий для совместного просмотра документов и презентаций. Цена решения — 9,95 доллара в месяц. И платит опять-таки только организатор виртуальной встречи.

Таким же функционалом обладает и другая Skype-подобная программа — ooVoo. Версия для двустороннего общения предоставляется бесплатно. Если же требуется устроить сеанс видеосвязи с несколькими участниками, придется заплатить от 8 до 40 долларов в месяц.

Не стоят на месте и разработчики самой Skype. Компания анонсировала версию программы, предназначенную для работы на телевизорах высокой четкости. В скором времени должны появиться первые HDTV-телевизоры производства LG (NetCast) и Panasonic (VIERA CAST) в комплекте с программным обеспечением Skype for TV. В дополнение к телевизорам, имеющим возможность подключения к Сети, будут продаваться веб-камеры с разрешением 720p (1280х720) и высококачественным микрофоном, которые умеют не только захватывать изображение, но и сжимать его на лету.

Похоже, поставщикам «взрослых» решений на рынке ВКС пора снижать цены. Ведь «народные» альтернативы становятся все более функциональными.