Уничтожение документов по правилам

Рано или поздно с этим вопросом столкнется каждый руководитель. Уничтожение документов — неотъемлемая часть работы любой организации. Чтобы провести процедуру грамотно, по букве закона, нужно знать, как правильно происходит уничтожение бумаг, какие документы и когда подлежат утилизации.

Первое, что нужно сделать, перед тем как приступить к уничтожению документов, это провести экспертизу ценности. Не стоит доверять этот вопрос одному специалисту, лучше создать комиссию из нескольких сотрудников компании. В этой группе обязательно должны быть руководитель, секретарь, бухгалтер, юрист компании, работник архива. Комиссия и будет решать, какие документы пора отправить в утиль.

Что входит в понятие экспертизы ценности документов? Это та же инвентаризация, только среди бумаг. Проводится обычно раз в год. Комиссия решает, какие бумаги отправить в архив на временное хранение, какие — на постоянное, а какие пора уничтожить из-за истекшего срока годности или их повреждения. Такая работа должна проводиться как в архивной службе организации, так и в других подразделениях. Когда экспертиза проведена, принимается решение об уничтожении, составляется акт. В нем — список всех документов, с которым компания может расстаться.

На некоторых предприятиях перед уничтожением бумаги сканируют и заносят в электронный архив. Использовать отжившие свой век документы для принтера, черновиков и любых других нужд строго запрещено! Документы можно утилизировать в самой компании или пользоваться услугами специальных служб.

При перевозке макулатура должна быть тщательно упакована, чтобы ни одна бумажка, пусть и с истекшим сроком годности, не потерялась. При уничтожении документов, где бы оно ни происходило, должен присутствовать представитель компании, чтобы не произошло утечки данных.

Бумажные документы могут уничтожать на специальных перерабатывающих производствах, с помощью шредера-измельчителя, еще их можно сжигать, закапывать, а также существует химический способ. Он используется чаще всего для бумаг с грифом «секретно».