Систематизация и учет документов: что это, особенности, этапы

Систематизация и учет документов должны быть организованы в каждой компании. Данное требование установлено законом. Что такое систематизация? Об этом подробно расскажем ниже. 

Систематизация и учет документов — обязанность, возложенная законодательно на руководство абсолютно всех организаций, предприятий и учреждений.  Она подразумевает выполнение целого комплекса действий, проведение которых позволяет собрать документацию в единицы хранения.  Систематизация документов может проводиться разными способами: упорядочивать бумаги допускается в хронологическом порядке, номинальном, алфавитном и по другим признакам. 

При систематизации документов создается номенклатура дел, содержащая в себе информацию, помогающую быстро найти нужный документ. Примерная схема систематизации документов в номенклатуре дел выглядит следующим образом: все разделы номенклатуры соответствуют структурным подразделениям предприятия.  При проведении систематизации дел в архиве организации номенклатура значительно облегчит процесс работ, так как способна выступить основой для составления описей, в ней можно легко и просто найти сведения по количеству, наличию документов. 

Систематизация архивных документов: основные этапы

Систематизация архивных документов проводится в несколько основных этапов:

• Документация сортируется, распределяется по отдельным делам;
• Выполняется сортировка и распределение документов внутри каждого дела;
• Оформляется обложка каждого тома;
• Составляется опись. 

После проведения всех работ подготовленные дела передаются на архивное хранение.  Этапы работы мы описали кратко, но по факту — это трудоемкий процесс, требующий не только внимательности, но и базы знаний в области архивного дела. 

Экспертная помощь в систематизации бухгалтерских и других документов

В вашей компании требуется срочно провести систематизацию бухгалтерских документов или иных видов документации? Обращайтесь в нашу компанию в Москве, «Архив услуги»!  Наши опытные сотрудники помогут вам оперативно привести документацию организации в идеальный порядок, выполняет все работы в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства. Систематизированная документация облегчит и упростит работу разных структурных подразделений компании, также сотрудникам будет проще подготовить дела к передаче в архивные ведомости.

Сотрудничество с нами поможет вам сэкономить время, нервы, средства. Вам не придется поручать эту сложную работу работникам своей организации и отвлекать их от исполнения непосредственных рабочих обязанностей.  При необходимости весь ваш архив мы готовы перевести в электронный формат.

Чтобы уточнить условия сотрудничества, оставить заявку на услугу, просто наберите наш контактный номер телефона!