Подшивка документов в архив: основные этапы и правила

Подшивка архивных документов всегда проводится с соблюдением определенного регламента, который мы коротко рассмотрим в данной статье.

После полного оформления документов, подлежащих к сдаче в архив, выполняется подшивка подготовленных бумаг. Данная процедура подразумевает предварительное удаление всех металлических элементов и выемку документов из скоросшивателя.  Затем бумаги сортируются, укомплектовываются в нужном порядке и к ним добавляется чистый лист с сопроводительной надписью.  Также в начало стопки могут добавляться листы или готовые бланки для оформления описи документов.

Работа по подшивке архивных документов кропотливая и требующая внимательности, если у вас нет возможности выполнить ее самостоятельно, обращайтесь в нашу компанию в Москве — «Архив услуги».  Мы выполним весь комплекс необходимых работ по подшивке документов!

Основные требования к подшивке документов

Проводя подготовку документов к передаче в архив и выполняя их подшивку, следует помнить о правилах, установленных законодательно. В числе данных требований:

• Ограничения по количеству листов, подшиваемых в одну папку.  Законом установлено определенное число листов для одной папки: общее количество подшиваемых страниц не может превышать значения в 250 штук.  Если бумаг накопилось больше, значит нужно провести их сортировку и разделить на отдельные тома;
• Особая технология подшивки для бумаг разного формата.  Если в папке с документами присутствуют страницы разного размера, прошивка документов осуществляется с применением 4-х точек прокола. Такая технология обеспечивает максимально надежное скрепление разноформатных документов;
• Для подшивки документов в архив, подлежащих длительному сроку хранения допустимо проведение прошивки листов с обложкой насквозь;
• Для документации, имеющей стандартные сроки хранения прошивка проводится по следующей схеме: прошивку выполняют с листа, который идет следом за переплетом. 

Выполняя прошивку, следует контролировать прохождение ниток. Они не должны проходить через текст, он должен остаться хорошо читаемым и понятным после выполнения прошивочных работ.  Подшивка бухгалтерских документов, которые не передаются в архив, а хранятся на предприятии может осуществляться с помощью брошюратора. 

Со всеми правилами выполнения подшивки документов прекрасно знакомы сотрудники нашей компании «Архив услуги». Обращайтесь, мы выполним все необходимые работы быстро, качественно, точно в оговоренные сроки. 

Стоимость подшивки и переплетных работ

Стоимость переплетных работ, подшивки документов зависит от объема работ, технологий, материалов, которые будут использоваться в процессе. Чтобы уточнить точную цену на услугу и оставить заявку на ее выполнение, позвоните в нашу компанию «Архив услуги».

Все консультации предоставляются на бесплатной основе!