Добиться разумной экономии всегда приятно. Будь-то скидка в магазине, бонус от туристической фирмы или какой-то несущественный, но приятный презент от той или иной компании. Это всё вещи обыденные и в жизни закрепившиеся. А вот как может сэкономить руководитель, используя простые и полезные интернет-технологии? Чего он сможет добиться с их помощью и ощутимой ли будет экономия для организации. Примеры приведёт генеральный директор московской компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин, который, являясь IT-специалистом и управленцем одновременно, только «за» интернет-технологии. Связано это с тем, что компания работает в сфере разработки систем управленческого учёта в строительстве и общается с клиентами из разных городов России и других стран. Используя возможности интернета, компания внедряет собственные разработки на расстоянии, проводит конференции и консультирует клиентов в режиме online. Начнём по порядку.
Сэкономить с помощью интернета: Конференции
Пожалуй, хоть раз в своей бизнес-жизни любой компании доводилось проводить конференции или участвовать в них. И, безусловно, каждый организатор публичного мероприятия, так или иначе, сталкивается со сложностями аренды помещения, оборудования, печати приглашений, проведения фуршета или минималистичного кофе-брейка. В общем, берясь за такое дело, как «конференция», надо учитывать всё: от того, какие ручки и блокноты будут розданы участниками мероприятия, до того, как будет выглядеть докладчик и что он расскажет слушателям. Не хочется никого обижать, но, вероятно, что впросак попадал каждый третий организатор, каким бы маститым и опытным он ни был. Если же руководитель компании приглашён на конференцию, то ему нужно как минимум выделить время на участие в ней, как максимум потратиться на командировочные расходы (если мероприятие проводится в другом городе). Причём здесь имеют значение не только, да и не столько деньги, сколько время, как уже было сказано выше. Ведь рабочее время топ-менеджера стоит дорого, и тратить его всегда жаль. Тем более, что оценить пользу конференции можно, лишь приняв в ней участие. А нередко конференция оказывается мало полезной.
Не лучше ли обратиться к возможностям интернета? Ведь конференцию можно провести, буквально не выходя их дома или офиса. Речь идёт о технологии вебинаров, которая без преувеличения является очень популярной и востребованной. Вебинар представляет собой интернет-конференцию, в ходе которой участники могут задавать вопросы докладчику в режиме реального времени. Они будут слышать его рассказ, видеть меняющийся видеоряд на мониторе компьютера (если того требует ситуация). Например, в случае с презентациями программного обеспечения эта технология подходит как нельзя лучше. Технически организовать всё просто и быстро. Нужно лишь иметь под рукой компьютер, доступ в интернет, колонки и микрофон (для ведущего). Участники задают вопросы через электронную форму (чат). «Нам неоднократно приходится сталкиваться с необходимостью проведения презентаций, конференций и обучающих семинаров. Очные мероприятия мы проводим нечасто. А вот интернет-семинарам отдаём предпочтение всегда. Поскольку клиенты и партнёры наши находятся в разных городах России и в других странах, то проще организовать вебинар, нежели подбирать подходящее помещение и решать массу организационных вопросов. Конечно, общение с глазу на глаз заменить нельзя. Но, как подспорье, вебинары являются самым лучшим выходом», — отмечает Андрей Травкин.
Стоит также заметить, что вебинары не имеют одноразового характера. При необходимости, можно сделать запись, которую впоследствии получится пересылать по e-mail другим заинтересованным в получении информации клиентам и партнёрам. Например, если разница во времени столь велика, что подстроиться под всех потенциальных слушателей нельзя. Либо какой-то участник не смог вовремя приступить к участию. Примеров масса.
Заметим, что технология вебинаров не бесплатна. Лишь некоторые компании предлагают её свободное, безвозмездное использование. Однако в этом случае её технические характеристики и функциональные возможности ограничены. Например, не будет возможности использовать функцию записи вебинара, либо количество одновременных участников вебинара будет ограниченным. В среднем же платные тарифы варьируются в пределах от 1000 до 5000 рублей в месяц. С учётом такой тарификации, участвовать в интернет-мероприятии могут от 5 и до 500 человек одновременно, а технических ограничений в отношении записи вебинаров нет. Поскольку сервисы вебинаров постоянно обновляются и совершенствуются технически, то не исключено, что в ближайшем будущем возможное количество одновременных участников вебинаров возрастёт. Кстати, нередко компании-поставщики технологий вебинаров предлагают солидные скидки при долгосрочном сотрудничестве. Так что стоит внимательнее читать информацию на их сайтах и в e-mail рассылках.
Телефонный разговор
IP-телефония
По телефону (в данном случае не мобильному, а стационарному) в офисе говорят часто. Перевести звонок, принять факс и так далее. Всё это является и всегда являлось неотъемлемыми атрибутами офисной жизни.
Чтобы сократить издержки на использование телефонной связи, многие компании предпочитают пользоваться не стандартной автоматической телефонной станцией (АТС), а IP-телефонией (интернет-телефонией). Для организации такой телефонной связи не требуется закупка специализированных средств. IP-телефония требует только настройки некоторого программного обеспечения и минимум оборудования.
Но, стоит заметить, что экономию от использования IP-телефонии можно будет ощутить не сразу, а лишь спустя некоторое время (примерно год на это ушёл в компании «АЛТИУС СОФТ») после её использования. Дело в том, что для того, чтобы IP-телефония работала корректно, необходимо приобрести определённую модель телефонных аппаратов, которые стоят несколько дороже среднестатистических моделей.
Кроме того, на этапе подключения этого вида связи может возникнуть ряд технических проблем. Впрочем, всё зависит от поставщика услуг. Некоторые работают вяло, некоторые оперативно решают все технические вопросы. Повторимся, что приносить экономию IP-телефония начнёт не сразу, и в целом покупка, настройка и все сопутствующие задачи могут вылиться в те же деньги, которые нужно потратить на установку стандартной АТС, но приносит ощутимые плюсы в случае наличия распределённой офисной сети.
Скайп
С программой Скайп знаком, наверное, каждый. Для тех, кто не осведомлён должным образом, скажем, что данная программа позволяет осуществлять звонки по всему миру. При этом тарифы предлагаются более чем демократичные (подробный прайс-лист представлен на сайте программы). Также с помощью данной программы можно общаться с собеседниками в режиме реального времени (по принципу ICQ). И ещё в Скайпе предусмотрена возможность видеосвязи. В общем-то, всё в Скайпе есть. Что называется, каждому по потребностям.
Пользоваться этой программой просто и удобно. Никаких затруднений ожидать не стоит. Установить её можно совершенно бесплатно, обмениваться сообщениями тоже можно без каких-то затрат, также как и осуществлять некоторые звонки.
Использование Скайпа руководителем стало обычной практикой. Дело в том, что топ-менеджер может просто и оперативно пообщаться с каким-либо сотрудником, даже если тот находится в другом городе. Кроме того, применение Скайпа в работе сохраняет некоторую мобильность. Например, если руководитель часто ездит в командировки, и кроме переносного 3 G модема или WiFi другой возможности выйти в интернет нет, то Скайп подойдёт как нельзя лучше. Ведь на оплату мобильной связи средств уйдёт больше, да и с роумингом нередко случаются непонятные ситуации. И, конечно, Скайп сейчас всё чаще работает как инструмент контроля. К примеру, руководитель может обязать сотрудников, работающих дома, пользоваться названной программой, чтобы всегда видеть, кто из них находится на рабочем месте, задавать вопросы и получать ответы и так далее. Т
В принципе применение Скайпа может быть уместно в разных ситуациях. Даже при проведении собеседований. «Не так давно мы открыли офис в Екатеринбурге. Естественно, ездить в этот прекрасный город, чтобы познакомиться с кандидатами на эти или иные должности – дело затратное. С помощью Скайпа мы, напротив, без лишних финансовых вливаний провели ряд собеседований, дали первичную оценку кандидатам и, на мой взгляд, нам удалось найти и принять на работу хороших специалистов», — говорит Андрей Травкин.
Что касается оборудования, то для работы со Скайпом необходимо иметь компьютер, гарнитуру, веб-камеру (для видеозвонков), доступ в интернет.
Работа с компьютерами других пользователей
Есть на рынке и решения, позволяющие подключаться к компьютерам других пользователей (безусловно, с их согласия) и давать доступ к данным на своём ПК. Одним из таких решений является программа TeamViewer. Она позволяет добиться значительной экономии компаниям и людям, которые работают с крупными филиальными сетями и клиентами по всему миру. Например, если происходит согласование какого-то важного документа, то можно сразу же вносить в него правки, не пересылая его несколько раз по e-mail. Для трудоголиков эта программа тоже уместна. Ведь подключиться можно из дома к офисному компьютеру и наоборот. Допустим, если какой-то сотрудник находится в командировке, то он может подключиться к своему офисному компьютеру и поработать с необходимой информацией. Одним словом, TeamViewer даёт возможность создать мобильный и домашний офис.
«TeamViewer мы используем не первый год. Мы обучаем специалистов строительной отрасли работе в наших программных решениях, подсказываем решение их задач, помогаем с настройками. Это гораздо проще и удобнее, нежели выезд в офис клиента. Экономия существенная, а эффект очень положительный», — подчёркивает Андрей Травкин.
Стоимость программы TeamViewer плавающая (подробнее на сайте программы). Бесплатно данная версия может использоваться только в некоммерческих целях. Но что понимается под ними – неясно.
Заключение
Выше описано лишь несколько примеров интернет-инструментов, позволяющих добиться экономии в компании. В целом же интернет растёт и развивается день ото дня. Найти уникальные решения, ответы на вопросы можно и на бесплатных интернет-форумах, и на специализированных сайтах. В частности, сейчас всё чаще сайт компании – это мини-энциклопедия (в частности, это относится и к сайту компании «АЛТИУС СОФТ»). Будь-то строительная тематика, вопросы IT. Так что, нередко можно, именно наткнувшись на интересную статью, в итоге принять верное решение не допустить нерациональных трат.
Специально для журнала «Генеральный директор»
Версия материала, опубликованная в журнале, представлена на сайте www.gd.ru и в печатном издании (№ 3, 2012 год).
Автор: Андрей Травкин,
Генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ».
