Автоматизация строительных СРО: обновлять, чтобы не допускать ошибок
Не секрет, что многие программные решения воспринимаются строительными саморегулируемыми организациями (СРО) с некоторой долей скепсиса. Связано это с тем, что строительные СРО функционируют не так давно, а стандарты их работы меняются достаточно часто. В начале же 2010 года был осуществлён переход от лицензирования к саморегулированию. Соответственно, на тот момент разработчики ПО и создали программы для СРО, отвечающие стандартам и требованиям того времени.
Спустя год (и даже раньше) принципы работы СРО изменились, и функционал некоторого ПО уже не отвечает текущим требованиям СРО, т.к. разработчики не внесли изменения в программы. В связи с этим программы остаются лишь частично актуальными. Следовательно, по мнению руководителей СРО, лучше вообще отказаться от внедрения какой-либо программы, а вести учёт вручную. Однако риск в этом случае довольно велик: сотрудники могут ошибиться, упустить из виду сроки выполнения какой-либо задачи, неверно составить документ и проч. Кроме того, времени и сил на это нужно потратить немало.
Несмотря на вышесказанное, комплексная автоматизация работы СРО с помощью единого программного решения на сегодняшний день возможна.
В качестве примера, хотелось бы рассмотреть российскую разработку – программу «АЛТИУС — Учёт в СРО». Эта программа выбрана потому, что в отличие от многих других программ для СРО, она автоматизирует не только стандартные аспекты их работы, но также полностью автоматизирует весь документооборот предприятия и ведёт автоматический учёт контактов со всеми контрагентами
Автоматизация строительных СРО. Пользовательское место
Пользовательское место данной программы состоит из трёх частей:
СРО (часть программы, где ведётся непосредственно учёт деятельности членов СРО);
Документооборот (часть программы, в которой ведётся учёт движения, визирования и хранения документов СРО);
CRM (часть программы, отвечающая за учёт взаимоотношений с контрагентами).
Уже из данного перечисления можно увидеть, что в программе предусмотрен весь функционал, который позволит обеспечить комплексную автоматизацию СРО. Можно не только автоматизировать прямые обязанности, входящие в деятельность СРО, но также вести комплексный учёт всех документов и контактов. Итак, остановимся подробнее на каждом пункте.
Автоматизация строительных СРО: ЧАСТЬ СРО
В данной части предусмотрены следующие возможности:
- учет общей информации об участниках СРО,
Т.е. можно контролировать актуальность и учёт всех документов: анкет членов (кандидатов в члены) СРО; заявлений на выдачу свидетельств о допуске к работам или внесение изменений в них; заявлений «в работе» и «просроченных»; выдачу свидетельств о допуске к работам или внесение изменений; хранение истории изменений свидетельств о допуске к работам; окончание сроков повышения квалификации и аттестации сотрудников организаций-участников СРО.
- автоматическое формирование счетов и контроль начислений и оплат,
В программе автоматически учитываются три важнейших показателя для СРО:
1. Сумма задолженности.
2. Выставленные счета.
3. Оплаченные счета
Возможно самостоятельно задавать правила начисления и уплаты членских взносов: их периодичность (ежемесячно / ежеквартально / ежегодно); сроки выставления счетов; схему расчета членских взносов (фиксированная сумма, дифференцированная в зависимости от оборотов за прошлый год или в зависимости от количества видов работ). Также в программе реализована возможность автоматического формирования счетов на вступительные, компенсационные и членские взносы и контроль их оплат.
- контроль страхования,
Ведётся автоматический учёт страхования по видам работ членов СРО, контроль сроков окончания действия страхования, осуществляется формирование отчета со списком видов работ по членам СРО с информацией о страховании, а также формируется отчет об отсутствии страхования по видам работ и по членам СРО.
- контроль и проверка участников СРО,
С помощью данного функционала возможно автоматически составлять:
протоколы заседаний,
планы проверок (плановых, внеплановых, повторных),
приказы о проведении проверок,
уведомления о проверках.
акты о проверках,
отчёты по проверкам (план-факт о не проведённых, плановых, фактически проведённых проверках),
- автоматический сбор информации по всем участникам СРО для Ростехнадзора.
В программе можно за доли секунд получить необходимые данные, требующиеся контролирующей организации. При этом программа будет показывать последовательность событий, а не просто будет выполнять функцию хранилища данных. Это особенно важно, т.к. Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор) может запросить данные у СРО о том, в какой конкретно период и к каким видам строительных работ был допущен участник СРО. Кроме этого, из программы можно получить данные о наличии специалистов в строительной компании, нажав при этом всего пару кнопок.
Автоматизация строительных СРО: ЧАСТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Что такое документооборот, известно всем, поэтому подробно останавливаться на нём не будем и расскажем кратко об этой части программы. Часть «Документооборот» позволяет вести учёт карточек документов, отслеживать перемещение документов, их визирование, дальнейшее хранение. Данная часть программы показывает, какие документы переданы какому-либо контрагенту или сотруднику СРО, но не получены обратно. Здесь также возможно прикреплять отсканированные копии документов и любые дополнительные документы в электронном виде, которые относятся к карточке основного документа. Также можно отслеживать и срок действия, и версию документа.
Автоматизация строительных СРО: ЧАСТЬ CRM
Что касается части CRM, то её можно охарактеризовать как стандартный планировщик задач. Здесь можно вести учёт контрагентов, вносить планы и результаты работ. При этом планы могут быть переданы другому сотруднику, т.е. пользователь может поручить выполнение какой-либо задачи своему коллеге. С учётом того, что в программе ведётся история всех контактов (при соблюдении того, что сотрудники вносят информацию в программу), данные о ходе выполнения какой-либо задачи не будут потеряны. Также в части CRM можно фиксировать и дополнительные сведения о контрагентах. Например, важные события, дни рождения и т.п. При этом применение части CRM не ограничивается только лишь учётом контактов с участниками СРО. В данной части можно вести историю контактов и с партнерами, и с другими контрагентами.
Автоматизация строительных СРО: ПЛЮСЫ КОМПЛЕКСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ
Итак, на примере программы «АЛТИУС — Учёт в СРО» было показано, что комплексная автоматизация СРО возможна с помощью одного программного решения. Бояться полностью автоматизировать работу не нужно. Как показывает практика, когда всё собрано в одной программе, которая имеет логичную структуру и не включает в себя ничего лишнего – пользу можно ощутить довольно быстро (через пару месяцев). Конечно, можно отдельно приобретать системы электронного документооборота и планировщики задач, но все, же следует ориентироваться именно на специализированные решения, предназначенные для строительных СРО. Те СРО, которые уже стали клиентами компании «АЛТИУС СОФТ», сделали вывод, что упорядоченная работа должна распространяться на все аспекты деятельности. По мнению ряда СРО, в единой системе вести учёт проще и удобнее.
