Бюджетирование в строительных компаниях

Для чего бюджетирование?

Для многих предприятий, в том числе и строительных, бюджетирование является одной из самых сложных областей в работе компании. Сложность заключается в том, что бюджеты даже в некрупных компаниях представляют собой целый массив данных, состоящий из сумм и статей, которые собраны в единое целое.

Бюджет, по сути, является укрупнённым документом, в котором не отражены ни перечни работ, ни их сроки и виды, ни условия договоров и т.п. Основанием же для бюджета является множество первичных данных (договоров, приложений, смет, планирования собственной деятельности предприятия, графиков).

Статей бюджета также насчитывается немало, и один договор может содержать в себе пункты (список услуг и работ), которые относятся к разным статьям бюджета. Безусловно, в бизнесе статика преобладает крайне редко, а уж в строительном бизнесе тем более. И случаи, когда бюджет необходимо пересмотреть, встречаются в строительных компаниях довольно часто. Например, одним из самых распространенных случаев является необходимость корректировки бюджета строительной компании, исходя из конкретного договора.

По договору, срок действия которого был определён в начале года, например, ситуация через несколько месяцев может измениться (перенос сроков выполнения работ или изменение графиков финансирования и т.д.). Подобные ситуации в строительном бизнесе встречаются нередко и, соответственно, бюджет в таких случаях необходимо корректировать. 

Некоторые строительные компании пытаются наладить систему бюджетирования, но всё останавливается из-за того, что для реализации данной цели нужен целый штат опытных экономистов, которые будут не только составлять бюджет, но и поддерживать его в актуальном состоянии. В бюджет нужно вносить корректировки на основании изменений, актуальных для определённого договора, что вручную сделать очень сложно физически.

Как уже говорилось выше, договоров в строительных компаниях насчитывается немало, а учитывая то, что работы и услуги, содержащиеся в договоре, могут быть отнесены к разным статьям бюджета, то корректировка бюджета станет просто архисложной задачей для сотрудников. Как правило, такие обязанности перекладывают на подразделения, в компетенцию которых не входит решение задач, связанных с бюджетированием (например, на бухгалтерию). Понятно, что строительная компания не будет нанимать штат экономистов для составления бюджета и поддержания его в актуальном состоянии. В итоге же, бюджет попросту ведётся «как получится». Условия договоров в строительстве меняются довольно динамично, иногда встречаются и форс-мажоры. Изменение сроков выполнения работ также характерно для строительного бизнеса.

Например, сам исполнитель (строительная компания) иногда не соблюдает сроки выполнения работ по разным причинам. Проект, реализация которого планировалось изначально в течение двух месяцев, может растянуться на четыре месяца. Нетрудно догадаться, что в этом случае должны быть выделены дополнительные средства на содержание площадки, оплату других накладных расходов и проч. Таким образом, бюджет, принятый изначально, должен быть изменён. В противном случае, его «обрушение» может привести к убыткам строительной компании, т.к. реальная ситуация будет неконтролируемой и непонятной. Как только изменились условия договора или его выполнение, нужно внести корректировки в бюджет и рассчитать заново суммы по статьям. Но для расчёта суммы даже по одной статье нужно поднять все первичные документы. В итоге проверять нужно все договоры предприятия, которых может быть не одна сотня.

Как вести бюджетирование?

По признанию многих строительных компаний, вести бюджетирование вручную крайне сложно. «Строительные компании реально заинтересованы в том, чтобы бюджеты строились корректно и, в случае необходимости их изменения, были актуальны и наглядно демонстрировали, какая сумма была изменена и что вызвало необходимость корректировки», - сообщает компания-разработчик.

Учитывая данную тенденцию, в программе «АЛТИУС – Управление строительством», которая является основной разработкой компании «АЛТИУС СОФТ» для строительного бизнеса, можно максимально упорядочить работу в области бюджетирования.

Бюджетирование в программе «АЛТИУС – Управление строительством» строится с помощью двух промежуточных документов:

для бюджета доходов и расходов таким документом является «План по выполнению»,

для бюджета движения денежных средств – «Финансовый план». 

Несмотря на то, что эти документы являются промежуточными, они имеют самостоятельную ценность. Они являются основанием для принятия оперативных управленческих решений, т.к. наглядно демонстрируют, как сформировалась сумма по статье (из каких документов), какие корректировки были внесены, их последовательность, перечень договоров и статей по которым произошли изменения.

При изменении значимых условий договора специалисту строительной компании, отвечающему за бюджетирование, программа выдаст автоматическое сообщение о данных изменениях. Если специалист посчитает, что эти изменения существенны, то он должен внести их в «План по выполнению» и в «Финансовый план» (одним нажатием кнопки). Как только корректировки будут зафиксированы в данных документах, они автоматически будут перенесены в бюджет предприятия и, таким образом, он будет скорректирован с помощью нажатия пары кнопок.

Пользователь увидит, всего лишь кликнув мышкой, сравнение плановых и фактических показателей и в «Плане по выполнению», и в «Финансовом плане», что очень важно для корректировки бюджета. При этом в данных документах можно будет увидеть, по какой причине та или иная сумма, дата были изменены, что послужило источником корректировки. В программе будут разделены внесённые изменения и первоначально зафиксированные данные, и на основании этого можно будет принять оперативные управленческие решения.

Таким образом, в программе «АЛТИУС – Управление строительством» бюджетирование строится автоматически на основании «Плана по выполнению» и «Финансового плана». Эти промежуточные документы представляют собой бюджет, который развёрнут до конечной операции, т.е. он максимально подробен, но можно увидеть БДР и БДДС и в классическом виде. 

По словам разработчика, данный функционал программы является необходимым для строительных компаний, т.к. от корректного внесения изменений в бюджет зависит судьба многих проектов. Зачастую руководителю совершенно непонятно, на чём основаны корректировки в бюджете: произошло изменение стоимости материалов или изменились условия договора, или бюджет предыдущего периода фактически не выполнен и т.п. В программе же можно увидеть промежуточную, поэтапную картину, демонстрирующую, что произошло раньше: «курица или яйцо» - одна сумма или другая.

«В бюджетировании очень важно руководствоваться реальными объективными данными, а не устраивать детектив, выясняя, почему денежные средства по договору израсходованы позже или раньше срока, да мало ли ещё нюансов. Действительно, бюджет – это один из самых важных аспектов в работе строительной компании и управлять этим аспектом непросто. Мы пришли к выводу, что с помощью программы задача бюджетирования должна решаться просто и быстро. В промежуточных документах («План по выполнению», «Финансовый план») будет зафиксирована вся подробная информация о корректировках, последовательность их внесения, а в дальнейшем эти корректировки будут трансформироваться непосредственно в конечный бюджет. При необходимости (а она обязательно возникнет) руководитель сможет увидеть, какие изменения в бюджет были внесены, кем и по какой причине, что позволит сэкономить и время и деньги строительной компании.

Бюджетирование – это очень мощный инструмент, снижающий риск возникновения финансовых проблем на строительном предприятии. Однако многие строительные компании не используют этот инструмент из-за сложностей, с которыми приходится сталкиваться в ходе его освоения и дальнейшего сопровождения. Использование программы позволит не «раздувать» штат сотрудников и сделать бюджетирование реальной практикой», - комментирует генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.