Архивная обработка документов

Архивная обработка документов (архивирование, архивация) – мероприятия направленные на упорядочение, систематизацию документов организации.

Архивная обработка документов, выполняемая нашей компанией, включает в себя:

- осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объёма работ;

- экспертиза ценности документов (отбор дел по статьям и срокам хранения в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», оценка научно-практической, экономической целесообразности хранения документов);

- архивные работы по обработке дел постоянного срока хранения (полистный просмотр документов, упорядочение документов, составление внутренней описи дела, составление описи дел постоянного срока хранения);

- обработка дел по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки, составление описи дел по личному составу);

- обработка дел временного срока хранения (составление описи дел временного срока хранения);

- отбор дел с истёкшим сроком хранения (составление и оформление акта о выделение дел к уничтожению, вывоз и уничтожение документов, составление акта об уничтожении);

- переплёт и оформление дел (по личному составу, бухгалтерских документов, дел постоянного срока хранения).

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в такой области как архивное дело, использование современной материально-технической базы является гарантией того, что все работы будут произведены качественно и в срок. Архивная обработка документов, выполняется командой профессиональных архивистов.

Далее по теме:

Согласно действующему законодательству юридическое лицо, которое является владельцем документов, должно обеспечить их сохранность и предоставлять сведения о них в Государственную архивную службу.

Руководитель компании несёт полную ответственность (в том числе и уголовную) за то, в каком состоянии находятся архивы и как проводятся архивные работы. Но стоит ли доверять эту работу своим сотрудникам, не имеющим опыта профессиональной архивной деятельности? Тем более что всегда можно воспользоваться услугами профессиональной компании, одним из основных родов деятельности которой является архивная обработка документов.

Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.

В первую очередь, архивные работы представляют собой упорядочение документов и подготовку их передачи во внеофисное хранилище.

Архивация документов представляет собой довольно сложный процесс, требует пристального внимания и наличия специальных знаний. Архивные работы должны выполняться сотрудниками, которые прошли специальное обучение в этой области.

Архивная обработка документов является основным предшествующим этапом перед сканированием и вводом документов. Профессиональные работники в кратчайшие сроки наведут порядок среди документов и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе и к внеофисному хранению.

Какие же преимущества получит компания, которая воспользуется услугами профессиональной организации?

В первую очередь, они гарантированно получат архив, в котором будет наведён идеальный порядок в делопроизводстве. Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации. Помимо этого, освободится свободное место в офисе, и будут надёжно сохранены важные документы.

Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации. Будут составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный поиск и упростить документооборот.

Архивная обработка документов позволяет обнаружить и избавиться от документов, чей срок хранения истёк, что значительно упрощает работу с оставшимися документами.

Архивация документов позволяет эффективно подготовиться к разного рода проверкам (аудиторским, налоговым и т. д.), а при утере данных своевременно принять меры к их восстановлению, что даст возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов.

И, наконец, обеспечивается особо пристальный учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава организации, что исключит возможность их потери в результате смены кадров, в том числе и среди руководящего персонала.